Pandemi banyak menjadikan perusahaan di dalam negeri maupun luar negeri mengalami disrupsi. Adapun dalam perkembangannya sejak tahun 2021 adanya penerapan new normal yang menjadi harapan baru bagi perusahaan untuk mulai beroperasi. Namun, dalam membenahi operasional perusahaan dalam menyambut new normal perusahaan bisa menerapkan shared services yang merupakan layanan untuk membagi tugas atau sharing untuk mengatasi keterbatasan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Layanan ini pada umumnya berupa proses operasional untuk menuntut tingkat operasional tinggi dan hampir sama tahapannya di setiap perusahaan. Beban perusahaan yang mengaplikasikan shared service akan menjadikan perusahaan tidak perlu berinvestasi besar pada teknologi, perangkat mahal, biaya lisensi aplikasi, hingga biaya sumber daya manusia. Solusi shared service tidak hanya memberikan memberikan efisiensi operasional perusahaan, namun sekaligus meningkatkan keandalan layanan
Shared services yang paling umum dilakukan pada pengelolaan SDM atau bidang HR (Human Resources) dimana adanya HR shared services akan membantu menemukan pekerjaan yang berulang, dan memberikan solusi untuk melakukan otomasi yang dapat dilakukan dengan penggunaan teknologi seperti proses kontrak, korespondensi, pengurusan legal, pengurusan BPJS, payroll, performance management, dan recruitment tracking . Adanya shared services dapat mengambil alih pekerjaan yang berulang, sedangkan perusahaan bisa berfokus pada tugas-tugas strategis untuk mengembangkan talent, memaksimalkan perekrutan, dan mengelola retensi karyawan. Maka, dengan begini perusahaan dapat membangun bisnis yang lebih baik dan meningkatkan potensi bisnis miliknya.
Shared services secara umum juga menjadi solusi untuk membantu perusahaan dalam pemenuhan teknologi informasi untuk mencapai target bisnis, tanpa melakukan investasi beresiko. Layanan shared services kini sudah diadopsi oleh banyak perusahaan di Indonesia, terutama di kalangan Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Hal ini tentu mempermudah case study bagi perusahaan yang ingin melihat bagaimana penerapan shared services secara langsung. Seperti Pertamina yang telah membangun Shared Services Center sejak 2017 pada bagian Finance, yang akan dilanjutkan ke SDM, Teknologi Informasi dan Asset Management, yang rencananya akan selesai dikembangkan hingga tahun ini.
Shared services juga mencakup pengelolaan keuangan, pencatatan transaksi keuangan, order to cash, dan record to report. Proses-proses ini banyak mencakup pada proses akuntansi yang menyeluruh dari billing dan invoicing, income collection, treasury management, dan debt management.
Shared services juga berfungsi dalam mengelola pengadaan barang yang dibeli dan dibayarkan oleh perusahaan yang dibantu pengelolaannya oleh penyedia layanan shared services. Adapun keunggulan layanan shared services yakni mampu meningkatkan kemampuan proses dan teknik. Layanan shared services juga mampu menganalisis volume data faktur, dan membuatkan rekomendasi pengaturan dan praktik yang baik untuk pemasok.
Kesimpulan
Maka, dengan banyaknya keunggulan penerapan shared services perusahaan dapat menjalankan sistem tata kelola yang baik dan dapat berfokus pada kebutuhan-kebutuhan lainnya yang dapat memajukan perusahaan.
Jika Anda masih merasa kesulitan dalam menerapkan HR shared services , anda juga dapat meminta para tim ahli kami di Edukarir untuk membantu Anda dalam mengidentifikasi tipe shared services apa yang paling tepat dengan model bisnis perusahaan Anda.
Daftar Pustaka
Ulrich, D. (1995). Shared services: From vogue to value. People and Strategy, 18(3), 12.
Penulis : Aryananda Unipin
